ข้อกำหนดการใช้บริการ

ฉบับที่ 1.0 · มีผลตั้งแต่วันที่ 28 ตุลาคม 2569 · จัดทำตามแนวปฏิบัติของสำนักงานทำบัญชีตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (สภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์, สิงหาคม 2566)

ข้อ 1. ผู้ให้บริการ

SMY Portal (portal.smyaccounting.com) ให้บริการโดย บริษัท เอสเอ็มวายแอ็คเคาท์ติ้ง จำกัด ("บริษัท" หรือ "SMY") สำนักงานตั้งอยู่เลขที่ 42/23-24 โครงการโคซี่ คอร์เนอร์ ชั้นที่ 3 ซอยกำนันแม้น ถนนกัลปพฤกษ์ แขวงบางขุนเทียน เขตจอมทอง กรุงเทพมหานคร 10150 อีเมล info@smyaccounting.com

ข้อ 2. บทบาทตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

2.1 ข้อมูลส่วนบุคคลที่ผู้ใช้บันทึกในนามบริษัทลูกค้า (ผู้ว่าจ้าง) เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชนหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของพนักงานและคู่ค้าของบริษัทลูกค้า และจำนวนเงินได้ บริษัทลูกค้าเป็น ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งเป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์และวิธีการประมวลผล และ SMY เป็น ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งดำเนินการตามคำสั่งหรือในนามของบริษัทลูกค้าเท่านั้น

2.2 รายละเอียดหน้าที่ของคู่สัญญาเป็นไปตามบันทึกข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processing Agreement) แนบท้ายสัญญาบริการระหว่าง SMY กับบริษัทลูกค้า หากข้อกำหนดนี้ขัดหรือแย้งกับบันทึกข้อตกลงดังกล่าว ให้ใช้บันทึกข้อตกลงบังคับ

2.3 ข้อมูลของผู้ใช้ระบบเอง (ชื่อ อีเมล ประวัติการเข้าใช้งาน) SMY เป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ตามรายละเอียดใน ประกาศความเป็นส่วนตัว

ข้อ 3. วัตถุประสงค์ของการประมวลผล

SMY ประมวลผลข้อมูลที่บันทึกในระบบเพื่อ (1) บันทึกบัญชีและจัดทำรายงานที่เกี่ยวข้อง (2) จัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และแบบ ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53 (3) นำส่งเงินสมทบประกันสังคม และ (4) จัดทำไฟล์นำเข้าระบบบัญชีของบริษัทลูกค้า เช่น QuickBooks ตามคำสั่งของบริษัทลูกค้า การประมวลผลนอกเหนือวัตถุประสงค์ดังกล่าวจะกระทำไม่ได้ ทั้งนี้ ข้อกำหนดนี้ใช้กับงานบริการบัญชีและภาษีเท่านั้น ไม่รวมงานสอบบัญชี ซึ่งผู้สอบบัญชีปฏิบัติตามหน้าที่ตามกฎหมายและมาตรฐานการสอบบัญชีแยกต่างหาก

ข้อ 3/1. ความถูกต้องของข้อมูลและการตรวจสอบก่อนยื่นแบบ

บริษัทลูกค้ารับผิดชอบความถูกต้องครบถ้วนของข้อมูลที่ผู้ใช้ฝั่งบริษัทลูกค้าบันทึกในระบบ เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ประเภทเงินได้ จำนวนเงิน และอัตราภาษี SMY จะสอบทานข้อมูลก่อนยื่นแบบภาษีตามขอบเขตงานที่ตกลงไว้ในสัญญาบริการเท่านั้น เอกสารที่ระบบจัดทำ (เช่น หนังสือรับรอง 50 ทวิ ไฟล์ RD Prep หรือไฟล์นำเข้า QuickBooks) ควรได้รับการตรวจทานก่อนนำไปใช้หรือยื่นต่อหน่วยงาน

ข้อ 4. การเปิดเผยข้อมูล

ตามคำสั่งของบริษัทลูกค้าหรือตามที่กฎหมายกำหนด ข้อมูลอาจถูกเปิดเผยแก่ กรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ผู้สอบบัญชีของบริษัทลูกค้า หรือหน่วยงานอื่นที่มีอำนาจตามกฎหมาย

ข้อ 5. หน้าที่ของผู้ใช้

• บันทึกเฉพาะข้อมูลส่วนบุคคลเท่าที่จำเป็นต่อการจัดทำบัญชีและภาษี และบริษัทลูกค้ามีฐานทางกฎหมายในการเก็บรวบรวม รวมถึงได้แจ้งเจ้าของข้อมูลแล้ว
• ห้ามอัปโหลดหรือบันทึกสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน หรือข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว (เช่น ศาสนา หมู่โลหิต ข้อมูลสุขภาพ) ลงในระบบ ระบบใช้เฉพาะเลขประจำตัว 13 หลัก
• เก็บรักษารหัสผ่านและอุปกรณ์ยืนยันตัวตน 2 ขั้นไม่ให้ผู้อื่นใช้ และแจ้ง SMY ทันทีเมื่อสงสัยว่าบัญชีถูกใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต
• เจ้าของบริษัท (owner) ในระบบมีหน้าที่กำหนดผู้ใช้และสิทธิให้เหมาะสม และนำผู้ใช้ที่พ้นหน้าที่ออกจากระบบ

ข้อ 6. มาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัย

SMY จัดให้มีมาตรการด้านการบริหารจัดการ ด้านเทคนิค และด้านกายภาพที่เหมาะสม ได้แก่ การเข้ารหัสระหว่างการรับส่งข้อมูล (HTTPS) การแยกข้อมูลของแต่ละบริษัทลูกค้า การจำกัดสิทธิ์ตามบทบาท การยืนยันตัวตน 2 ขั้นสำหรับเจ้าของบริษัท การปิดบังเลขประจำตัวประชาชนในหน้ารายการ และการบันทึกประวัติการใช้งาน (audit log)

ข้อ 7. ผู้ประมวลผลข้อมูลช่วงและการส่งข้อมูลไปต่างประเทศ

ระบบและฐานข้อมูลตั้งอยู่บนผู้ให้บริการคลาวด์ Render Services, Inc. ณ ศูนย์ข้อมูลประเทศสิงคโปร์ ซึ่งมีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (Data Processing Addendum) กำหนดหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในระดับไม่น้อยกว่าข้อกำหนดนี้ บริษัทลูกค้าตกลงอนุญาตให้ SMY ใช้ผู้ให้บริการรายนี้เป็นผู้ประมวลผลข้อมูลช่วง หาก SMY จะเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มผู้ประมวลผลข้อมูลช่วง จะแจ้งบริษัทลูกค้าล่วงหน้า

ข้อ 8. เหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล

หาก SMY ทราบถึงเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับข้อมูลของบริษัทลูกค้า SMY จะแจ้งเบื้องต้นแก่บริษัทลูกค้าทันทีที่ทราบเหตุโดยไม่รอให้การตรวจสอบเสร็จสิ้น และไม่เกิน 48 (สี่สิบแปด) ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ แล้วแจ้งข้อมูลเพิ่มเติมเป็นระยะ พร้อมรายละเอียดของลักษณะและผลที่อาจเกิดขึ้น มาตรการที่ใช้ลดผลกระทบ และประเภทข้อมูลและเจ้าของข้อมูลที่ได้รับผลกระทบเท่าที่ทราบ เพื่อให้บริษัทลูกค้าในฐานะผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลพิจารณาแจ้งสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตามกฎหมาย

ข้อ 9. คำขอใช้สิทธิของเจ้าของข้อมูล

หากเจ้าของข้อมูล (เช่น พนักงานหรือคู่ค้าของบริษัทลูกค้า) ติดต่อ SMY เพื่อขอใช้สิทธิ SMY จะแจ้งบริษัทลูกค้าโดยไม่ชักช้า และให้ความช่วยเหลือตามคำสั่งของบริษัทลูกค้า เจ้าของบริษัทสามารถส่งออกข้อมูลทั้งหมดของบริษัทได้จากเมนู "บริษัท"

ข้อ 10. การเก็บรักษา การเลิกใช้บริการ และการลบข้อมูล

ข้อมูลจะถูกเก็บตลอดระยะเวลาที่ใช้บริการ เมื่อสิ้นสุดการใช้บริการหรือเมื่อบริษัทลูกค้าร้องขอ SMY จะลบหรือส่งคืนข้อมูลทั้งหมด เว้นแต่มีกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บรักษาต่อไป ก่อนเลิกใช้บริการ เจ้าของบริษัทควรส่งออกข้อมูล (ไฟล์ ZIP) จากเมนู "บริษัท" และสามารถลบข้อมูลของบริษัทได้เองจากเมนูเดียวกัน ข้อมูลที่ลบแล้วไม่สามารถกู้คืนได้

ข้อ 10/1. ความรับผิด

SMY รับผิดเฉพาะความเสียหายโดยตรงที่เกิดจากการที่ SMY ฝ่าฝืนข้อกำหนดนี้หรือกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ภายในขอบเขตที่กำหนดในสัญญาบริการและบันทึกข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล SMY ไม่ต้องรับผิดต่อความเสียหายเฉพาะส่วนที่เกิดจากข้อมูลไม่ถูกต้องที่ผู้ใช้บันทึก หรือจากการที่ผู้ใช้เปิดเผยรหัสผ่านหรืออุปกรณ์ยืนยันตัวตนแก่ผู้อื่น แต่ไม่รวมส่วนที่เกิดจากการที่ SMY ไม่ปฏิบัติหน้าที่สอบทานตามสัญญาบริการหรือไม่รักษาความปลอดภัยตามข้อ 6

ข้อ 11. การแก้ไขข้อกำหนด

SMY อาจปรับปรุงข้อกำหนดนี้เป็นครั้งคราว เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ระบบจะแสดงฉบับใหม่ให้ผู้ใช้อ่านและยอมรับก่อนใช้งานต่อ